Organizza la scrivania con una cartella porta documenti e portapenne

Risposta rapida

Inizia svuotando completamente la scrivania, poi suddividi ogni foglio sciolto in tre pile: azione, archivio e riciclo. Dai alla pila azione una cartella portadocumenti, attacca un portapenne alla copertina o all'agenda che porti più spesso con te e rimetti solo ciò che hai usato questa settimana. Una cartella portadocumenti tiene sotto controllo la carta; i portapenne impediscono alle penne di sparire. Insieme eliminano le due maggiori fonti di disordine sulla scrivania.

La maggior parte delle scrivanie non fallisce per eccesso di cose. Fallisce perché carta e penne non hanno una casa fissa, così ogni superficie diventa un punto di atterraggio temporaneo. Una cartella portadocumenti dà ai fogli sciolti una destinazione unica, e i portapenne tengono la penna più usata attaccata a ciò che porti con te, invece di farla rotolare sulla scrivania.

Questo è un processo ordinato, non una lista della spesa. Segui i passaggi in sequenza in una sola seduta e finirai con una scrivania che puoi riordinare in circa cinque minuti al giorno.

Passo 1: Svuota la scrivania e suddividi la carta in tre pile

Libera l'intera superficie, compreso il cassetto che non apri mai. Mentre raccogli ogni oggetto, fatti una domanda: l'ho usato negli ultimi sette giorni? Tutto ciò che è di carta finisce in una delle tre pile: azione, archivio o riciclo. Non leggere i documenti durante questa fase. Leggere è come un riordino di venti minuti si trasforma in un pomeriggio.

La pila azione è l'unica che resta a portata di mano. L'archivio va in una cartella portadocumenti o in una scatola e lascia completamente la scrivania. Il riciclo esce subito dalla stanza. Se esiti su un oggetto, appartiene all'archivio, non all'azione.

• Errore comune: suddividere in più di tre pile. Quattro o più categorie bloccano il processo.
• Punto di controllo: la tua pila azione dovrebbe entrare in una cartella portadocumenti. Se non ci sta, stai tenendo troppo a portata di mano.

Passo 2: Scegli e carica la tua cartella portadocumenti

Una cartella portadocumenti funziona meglio quando contiene solo pratiche correnti e attive, non tutto il tuo storico di archiviazione. Carica la pila azione in ordine di quando ti servirà, con l'elemento più urgente davanti. Se la tua cartella ha più scomparti, usane uno per bollette e moduli, uno per appunti su cui stai ancora scrivendo e uno per oggetti che devi consegnare a qualcun altro.

Posiziona la cartella dove ti siedi, non dove stai in piedi. Se vive su uno scaffale dall'altra parte della stanza, la carta tornerà sulla scrivania entro una settimana. Una cartella che resta a portata di braccio è quella che viene usata.

• Errore comune: trattare la cartella come un deposito permanente. Svuotala settimanalmente in modo che rimanga un file di lavoro.
• Punto di controllo: dovresti essere in grado di aprire la cartella e trovare qualsiasi documento attivo in meno di dieci secondi.

Passo 3: Decidi dove posizionare i portapenne

L'organizzazione dei portapenne consiste nell'abbinare il portapenne all'oggetto che porti effettivamente con te. Metti un portapenne sul tuo taccuino, agenda o cartella portadocumenti se è ciò che esce dalla scrivania con te. Se la tua penna resta alla scrivania, un portapenne all'interno della copertina di un blocco appunti impedisce che rotoli sotto la carta.

Limitati a due portapenne in uso attivo: uno per la penna di tutti i giorni, uno per una penna di riserva o un colore d'inchiostro diverso. Più di così e passerai tempo a decidere quale penna prendere, il che vanifica lo scopo.

• Errore comune: infilare una penna troppo spessa per il portapenne, che lo allunga e ne accorcia la vita.
• Punto di controllo: prendi il tuo taccuino o la cartella e scuotilo delicatamente. La penna dovrebbe restare al suo posto.

Passo 4: Rimetti solo ciò che hai usato questa settimana

Prima che qualsiasi cosa torni sulla scrivania, applica di nuovo il test dei sette giorni. Se non l'hai toccato questa settimana, non merita spazio sulla superficie. Questo include caricabatterie, cavi, taccuini di riserva e il secondo portapenne che hai intenzione di sistemare.

Ciò che rimane dovrebbero essere gli strumenti per il tuo lavoro corrente: la tua cartella portadocumenti, un taccuino o blocco appunti, una o due penne e qualsiasi dispositivo usi quotidianamente. Tutto il resto va in un cassetto, in una scatola o fuori dalla stanza.

• Errore comune: tenere un oggetto decorativo che è diventato un punto di appoggio per chiavi e ricevute.
• Punto di controllo: dovresti essere in grado di vedere almeno metà della superficie della scrivania quando non stai lavorando.

Passo 5: Crea un riordino quotidiano di cinque minuti

Una scrivania rimane organizzata grazie a una routine breve e ripetibile, non grazie a una grande pulizia annuale. Alla fine di ogni giornata lavorativa, rimetti la carta sciolta nella cartella portadocumenti, aggancia la penna al suo portapenne e metti tutto ciò che non appartiene alla scrivania in un piccolo vassoio o cassetto.

Una volta alla settimana, svuota la cartella di tutto ciò che è stato completato e spostalo nell'archivio. Questa singola abitudine impedisce alla cartella di diventare un secondo cumulo di disordine e mantiene l'organizzazione della cartella portadocumenti funzionante molto dopo il riordino iniziale.

• Errore comune: fare il riordino solo quando la scrivania è già in disordine. Cinque minuti al giorno battono un'ora al mese.
• Punto di controllo: se il riordino richiede più di cinque minuti, qualcosa sulla scrivania non ha ancora una casa.

Il tuo riordino della scrivania, passo dopo passo

1. Libera tutto: Rimuovi tutti gli oggetti dalla superficie della scrivania e dal cassetto principale, poi suddividi la carta in azione, archivio e riciclo. Punto di controllo: la pila azione entra in una cartella portadocumenti.
2. Carica la cartella portadocumenti: Metti le pratiche attive nella cartella in ordine di urgenza, con l'elemento più necessario davanti, e tieni la cartella a portata di mano. Punto di controllo: qualsiasi documento attivo è reperibile in meno di dieci secondi.
3. Attacca i tuoi portapenne: Applica un portapenne al taccuino, all'agenda o alla cartella che porti più spesso e limita i portapenne attivi a due penne. Punto di controllo: scuoti delicatamente l'oggetto e la penna resta al suo posto.
4. Rimetti solo gli strumenti di questa settimana: Rimetti la cartella, un taccuino o blocco appunti, una o due penne e il tuo dispositivo quotidiano. Tutto il resto lascia la superficie. Punto di controllo: almeno metà della superficie della scrivania rimane visibile.
5. Riordina ogni giorno e libera ogni settimana: Dedica cinque minuti ogni sera per rimettere la carta nella cartella e le penne nei loro portapenne, poi svuota le pratiche completate dalla cartella una volta alla settimana. Se il riordino richiede troppo tempo, un oggetto sulla scrivania non ha ancora una casa.

Prodotti che supportano questa routine

• Astuccio Slim - Oro: Un astuccio sottile in pelle PU vegana, dimensioni 210 x 70 mm. Il suo profilo sottile si adatta all'interno di una cartella portadocumenti o di una tasca della borsa, così penne e piccoli strumenti viaggiano con la tua documentazione invece di sparpagliarsi sulla scrivania.
• Penna a sfera Executive nera (in confezione regalo): Una penna a sfera gel in metallo, lunga 135 mm, con dettagli in oro incastonati e cappuccio con clip, ed è compatibile con le ricariche Bespoke No. 112. Il cappuccio con clip e la clip della penna ti offrono un punto di ancoraggio affidabile per un portapenne, e la compatibilità delle ricariche significa che la penna che agganci rimane in uso invece di essere sostituita.
• Blocco appunti Jumbo Jotter Dancing Poppies: Un blocco appunti A4 jumbo con 100 pagine strappabili pesanti bianche, bordo incollato, copertina avvolgente completa e fogli con bordo dorato e lamina oro. Un blocco a strappo gestisce gli appunti veloci che altrimenti diventerebbero carta sciolta sulla scrivania, e il formato A4 tiene liste di controllo e messaggi in un unico posto.
• Tappetino in silicone per ceralacca - Blu uovo di anatra: Un tappetino in silicone per ceralacca di dimensioni 100 mm x 100 mm x 5 mm, utilizzato con la collezione Bespoke Letterpress Wax Accessories. Un piccolo tappetino dedicato dà alle attività di sigillatura e piccolo artigianato il loro posto definito, così ceralacca e strumenti non si spargono sulla superficie di lavoro.

Una cartella portadocumenti e un paio di portapenne non organizzeranno la tua scrivania da soli, ma danno a carta e penne una casa fissa, che è ciò che manca alla maggior parte delle scrivanie. Esegui i cinque passaggi una volta, poi proteggi il risultato con un riordino quotidiano di cinque minuti.