Como organizar a sua secretária com uma carteira de documentos e argolas para canetas

Resposta rápida

Comece por esvaziar completamente a superfície da secretária e, em seguida, separe cada folha solta em três pilhas: ação, arquivo e reciclagem. Coloque a pilha de ação numa carteira para documentos, fixe uma presilha para caneta na capa ou na agenda que mais transporta e coloque de volta apenas o que usou esta semana. Uma carteira para documentos controla o papel; as presilhas para canetas impedem que as canetas se percam. Juntas, eliminam as duas maiores fontes de desorganização na secretária.

A maioria das secretárias não falha por ter demasiadas coisas. Falham porque o papel e as canetas não têm um local fixo, fazendo com que cada superfície se torne um ponto de aterragem temporário. Uma carteira para documentos dá às folhas soltas um único destino, e as presilhas para canetas mantêm a sua caneta mais usada presa ao que quer que transporte, em vez de andar a rolar pela secretária.

Este é um processo ordenado, não uma lista de compras. Siga os passos sequencialmente numa única sessão e terminará com uma secretária que consegue arrumar em cerca de cinco minutos por dia.

Passo 1: Esvazie a secretária e separe o papel em três pilhas

Limpe toda a superfície, incluindo a gaveta que nunca abre. Ao pegar em cada item, faça uma pergunta: usei isto nos últimos sete dias? Qualquer item de papel vai para uma de três pilhas: ação, arquivo ou reciclagem. Não leia documentos durante esta passagem. Ler é como uma arrumação de vinte minutos se transforma numa tarde.

A pilha de ação é a única que fica ao alcance da mão. O arquivo vai para uma carteira ou caixa de documentos e sai completamente da secretária. A reciclagem sai imediatamente da sala. Se hesitar num item, pertence ao arquivo, não à ação.

• Erro comum: separar em mais de três pilhas. Quatro categorias ou mais atrasam o processo.
• Ponto de verificação: a sua pilha de ação deve caber dentro de uma carteira para documentos. Se não couber, está a manter demasiadas coisas ao alcance da mão.

Passo 2: Escolha e carregue a sua carteira para documentos

Uma carteira para documentos funciona melhor quando contém apenas documentação ativa e corrente, não todo o seu histórico de arquivo. Carregue a pilha de ação por ordem de quando vai precisar dela, com o item mais urgente à frente. Se a sua carteira tiver vários compartimentos, use um para faturas e formulários, um para notas em que ainda está a escrever e um para itens que precisa de entregar a outra pessoa.

Posicione a carteira onde se senta, não onde fica de pé. Se ficar numa prateleira do outro lado da sala, o papel voltará a acumular-se na secretária dentro de uma semana. Uma carteira que fique ao alcance do braço é a que é usada.

• Erro comum: tratar a carteira como armazenamento permanente. Limpe-a semanalmente para que se mantenha um ficheiro de trabalho.
• Ponto de verificação: deve conseguir abrir a carteira e encontrar qualquer documento ativo em menos de dez segundos.

Passo 3: Decida onde devem ficar as presilhas para canetas

A organização com presilhas para canetas consiste em combinar a presilha com o objeto que realmente transporta. Coloque uma presilha no seu caderno, agenda ou carteira para documentos se for isso que sai consigo da secretária. Se a sua caneta fica na secretária, uma presilha na contracapa de um bloco de notas impede que ela role para debaixo do papel.

Limite-se a duas presilhas em uso ativo: uma para a sua caneta do dia a dia, outra para uma caneta de reserva ou de cor de tinta diferente. Mais do que isso e passará tempo a decidir que caneta pegar, o que anula o propósito.

• Erro comum: colocar uma caneta demasiado grossa para a presilha, o que a estica e encurta a sua vida útil.
• Ponto de verificação: pegue no seu caderno ou carteira e agite-o suavemente. A caneta deve ficar no lugar.

Passo 4: Devolva apenas o que usou esta semana

Antes de colocar algo de volta na secretária, aplique novamente o teste dos sete dias. Se não tocou nisto esta semana, não merece espaço na superfície. Isto inclui carregadores, cabos, cadernos extra e o segundo porta-canetas que tem andado a adiar.

O que resta devem ser as ferramentas para o seu trabalho atual: a sua carteira para documentos, um caderno ou bloco de notas, uma ou duas canetas e o dispositivo que usa diariamente. Tudo o resto vai para uma gaveta, uma caixa ou sai da sala.

• Erro comum: manter um item decorativo que se tornou num local de descanso para chaves e recibos.
• Ponto de verificação: deve conseguir ver pelo menos metade da superfície da secretária quando não está a trabalhar.

Passo 5: Crie uma arrumação diária de cinco minutos

Uma secretária mantém-se organizada devido a uma rotina curta e repetível, não devido a uma grande limpeza anual. No final de cada dia de trabalho, devolva o papel solto à carteira para documentos, prenda a caneta de volta à sua presilha e coloque tudo o que não pertence à secretária numa pequena bandeja ou gaveta.

Uma vez por semana, esvazie a carteira de tudo o que está concluído e mova para o arquivo. Este único hábito é o que impede a carteira de se tornar uma segunda pilha de desorganização e mantém a organização da carteira para documentos muito depois da arrumação inicial.

• Erro comum: fazer a arrumação apenas quando a secretária já está desarrumada. Cinco minutos diários vencem uma hora mensal.
• Ponto de verificação: se a arrumação demorar mais de cinco minutos, algo na secretária ainda não tem um local definido.

A sua arrumação de secretária, passo a passo

1. Limpe tudo: Remova todos os itens da superfície da secretária e da gaveta principal e, em seguida, separe o papel em ação, arquivo e reciclagem. Ponto de verificação: a pilha de ação cabe dentro de uma carteira para documentos.
2. Carregue a carteira para documentos: Coloque a papelada ativa na carteira por ordem de urgência, com o item mais necessário à frente, e mantenha a carteira ao alcance do braço. Ponto de verificação: qualquer documento ativo é encontrável em menos de dez segundos.
3. Coloque as suas presilhas para canetas: Aplique uma presilha no caderno, agenda ou carteira que mais transporta e limite as presilhas ativas a duas canetas. Ponto de verificação: agite o item suavemente e a caneta fica no lugar.
4. Devolva apenas as ferramentas desta semana: Coloque de volta a carteira, um caderno ou bloco de notas, uma ou duas canetas e o seu dispositivo diário. Tudo o resto sai da superfície. Ponto de verificação: pelo menos metade da superfície da secretária permanece visível.
5. Arrume diariamente e limpe semanalmente: Passe cinco minutos todas as noites a devolver o papel à carteira e as canetas às suas presilhas e, em seguida, esvazie a papelada concluída da carteira uma vez por semana. Se a arrumação demorar muito, um item na secretária ainda não tem um local definido.

Produtos que apoiam esta rotina

• Estojo Fino para Canetas - Dourado: Um estojo fino em pele vegan PU, com 210 x 70 mm. O seu perfil fino cabe dentro de uma carteira para documentos ou bolso de mala, para que canetas e pequenas ferramentas viajem com a sua papelada em vez de se espalharem pela secretária.
• Caneta de Gel Tinta Preta Executiva (Em Caixa): Uma caneta de esferográfica metálica com tinta de gel, de 135 mm de comprimento, com detalhes em ouro incrustados e tampa de encaixe, e que aceita os recargas de tinta Bespoke No. 112. A tampa de encaixe e o clip da caneta proporcionam um ponto de ancoragem fiável para uma presilha de caneta, e a compatibilidade com recargas significa que a caneta que prende na presilha se mantém em serviço em vez de ser substituída.
• Bloco de Notas Gigante Dancing Poppies: Um bloco de notas gigante A4 com 100 páginas em branco destacáveis de alta gramagem, encadernação colada, capa total e cantos e folha de ouro. Um bloco de folhas destacáveis lida com as notas rápidas que de outra forma se tornariam papel solto na secretária, e o tamanho A4 mantém listas de verificação e mensagens num só lugar.
• Tapete de Cera de Silicone - Azul Pato: Um tapete de cera de silicone com 100 mm x 100 mm x 5 mm, usado com a Coleção de Acessórios de Cera para Letterpress Bespoke. Um pequeno tapete dedicado dá às tarefas de selagem e pequenos trabalhos manuais o seu próprio local definido, para que a cera e as ferramentas não se espalhem pela sua superfície de trabalho.

Uma carteira para documentos e algumas presilhas para canetas não organizarão a sua secretária sozinhas, mas dão ao papel e às canetas um local fixo, que é o que falta na maioria das secretárias. Execute os cinco passos uma vez e, em seguida, proteja o resultado com uma arrumação diária de cinco minutos.